Для успешного развития бизнеса важно не только управлять процессами, но и следить за тем, как сотрудники используют свое рабочее время. Ведь это напрямую влияет на прибыль компании. На практике подсчет отработанных часов с помощью системы контроля доступа у сотрудников отдела кадров отнимает время, а не автоматизирует работу.
В статье мы рассмотрим, что представляет собой система СКУД с учетом рабочего времени. Как дополнительный модуль может действительно облегчить работу табельщика, и почему внедрение СУРВ важно для любого бизнеса.
Прежде чем говорить об учете, давайте разберемся, что же такое рабочее время.
Рабочее время — регламент, устанавливающий начало и окончание трудового дня, длительность перерывов, а также дни отдыха и праздники. Благодаря этому сотрудник четко представляет, сколько времени отведено на выполнение задач и за сколько отработанных часов он получит оплату. Трудовой кодекс требует, чтобы в каждой организации был установлен внутренний распорядок. При этом форму учета компании могут адаптировать в соответствии со своими специфическими требованиями и особенностями деятельности.
Система учета рабочего времени (СУРВ) — комплекс программных и аппаратных средств, который автоматически отслеживает нахождение сотрудников на рабочем месте.
На практике процесс расчета заработной платы для работников отнимает много времени у отдела кадров. Бухгалтеры, отвечающие за подсчет отработанных смен, вынуждены вручную обрабатывать данные. Если организация большая, то они тратят на данную монотонную обработку 3-4 рабочих дня в месяц при участии 2-3 человек.
Система контроля управления доступом хоть и предоставляет информацию о времени прихода и ухода сотрудников, но не обеспечивает полной автоматизации процесса. Более того, она может усложнять работу, так как требует ведения учета в двух программах — 1С:ЗУП и СКУД.
Идеальным решением данной проблемы является не просто интеграция СКУД с 1С:ЗУП, а полноценное управление системой контроля доступа из привычной программы (1С). Такой подход существенно сократит временные затраты и повысит точность расчетов. А сотрудники избавятся от необходимости дублировать информацию в разных программах или привлекать сторонних специалистов для выгрузки данных.
Внедрение в процесс дополнения в виде системы СКУД с учетом рабочего времени заметно снижает затраты времени на обработку данных и освобождает кадровых сотрудников от рутинных задач. Рассмотрим, какие преимущества СКУД ControlGate может предоставить специалистам отдела кадров:
Программное обеспечение ControlGate реализует все эти функции. И позволяет одному сотруднику отдела кадров тратить всего 2–3 часа на расчет отработанного времени для 1000 сотрудников. В результате процесс идет быстрее, а нагрузка на персонал снижается.
Мы углубились и разработали решение, в котором рабочие и нерабочие зоны (коридоры, столовая, туалет) четко разграничены для каждого сотрудника. Это позволяет точно учитывать фактическое рабочее время и отслеживать передвижения персонала по территории предприятия. В результате можно не только собирать данные об отработанном времени, но и анализировать вовлеченность сотрудников, оценивать эффективность организации рабочих процессов и выявлять проблемные места.
Работа СУРВ начинается с установки специальных устройств для контроля доступа на входе предприятия или в офисные помещения. К таким устройствам относятся электронные замки, турникеты, считыватели карт и биометрические терминалы. Чтобы попасть на рабочее место, сотрудник использует уникальный идентификатор — может быть пластиковая карта с чипом, телефон, QR-код, биометрия (считывание фото, отпечатков пальцев, сетчатки глаза).
Когда сотрудник предъявляет электронный ключ или проходит биометрическую идентификацию, система фиксирует событие в электронной базе данных. Все данные о перемещениях сотрудников по территории записываются в электронный журнал. Что позволяет руководству в любой момент узнать, сколько времени каждый сотрудник провел на рабочем месте. В результате формируется табель рабочего времени по форме Т-13. Он служит основой для начисления зарплаты.
Оцифровываются все передвижения работников. В дальнейшем с помощью отчетов можно проанализировать общее функционирование предприятия.
По нашим данным, на предприятиях без СУРВ фактическая выработка рабочего времени составляет около 45%. Такой малый показатель означает, что сотрудники проводят менее половины рабочего времени на своих местах. Следовательно, существуют недостатки в организации рабочих процессов, которые требуют оптимизации и тщательного анализа.
Система учета помогает провести аналитику и выявить истинные причины этой неэффективности. Это, в свою очередь, способствует своевременной отгрузке продукции, улучшению понимания занятости сотрудников и, в конечном итоге, увеличению прибыли. При этом частично решается проблема нехватки кадров.
Отслеживать вовлеченность сотрудников возможно при разделении рабочих и нерабочих зон для каждого. Представьте сотрудника, который покидает рабочую зону 15–25 раз за день, систематически опаздывает и уходит с работы раньше положенного. Показатель его продуктивности будет очевиден. Да, у разных профессий разные требования, но если штатнику нет необходимости регулярно покидать рабочую зону, такие действия свидетельствуют о низкой вовлеченности в рабочий процесс.
В среднем, человек концентрируется на задаче около 15 минут. Если разделить 20 выходов на 8 ч., то получится, что сотрудник отлучается 2–3 раза в час, что крайне негативно сказывается на продуктивности.
СКУД с учетом рабочего времени помогает повысить продуктивность, выявить регулярные нарушения (опоздания, частые выходы, ранние уходы), которые снижают эффективность работы. Благодаря оцифровке рабочих процессов получится объективная картина занятости сотрудников, станет понятнее общая эффективность предприятия. СУРВ (учёт рабочего времени) делает контроль доступа прозрачным и точным. Руководители, бухгалтеры и кадровики получают актуальные данные о том, сколько времени каждый сотрудник провел на рабочем месте. Расчет заработной платы становится проще и помогает избежать переплат за неотработанные периоды.
Количество отчетов и их виды не ограничены, что позволяет настроить правильную иерархию. Для начальника цеха или отдела доступны отчеты по подчиненным, а для руководителей высшего уровня — срезы по отделам с акцентом на ключевые показатели. Таким образом, руководство любого уровня может за 5 минут получить полное представление о текущей ситуации на предприятии и обратить внимание на важные моменты.
Также для повышения продуктивности можно настроить уведомления: если сотрудник опоздал более чем на 15 минут, его непосредственный начальник получит уведомление. Таких сценариев можно прописывать неограниченное количество и подстраивать под индивидуальные задачи.
Система учета рабочего времени — не просто удобный инструмент для компаний, но и настоящая находка для отдела кадров и службы безопасности. Она снижает трудозатраты на выполнение рутинных задач, минимизирует вероятность ошибок и обеспечивает прозрачность расчетов для сотрудников. Использование таких систем позволяет кадровику сконцентрироваться на стратегически важных задачах, а также помогает компании соответствовать законодательным требованиям.
Внедрение СУРВ — важный шаг на пути к более эффективной и организованной работе кадрового отдела. Подробнее о возможностях программного модуля можно прочитать в разделе «Учет рабочего времени«.
